Politique du KVKK

USB Certification Denetim Gözetim ve Belgelendirme Hizmetleri A.Ş. (Société, USB Certification) traite les données personnelles pour la période stipulée dans la législation pertinente ou requise pour le but pour lequel elles sont traitées dans le cadre des méthodes, bases, buts et conditions suivants dans le cadre des méthodes, bases, buts et conditions suivants concernant la protection des données personnelles réglementées et garanties par la Constitution de la République de Turquie et la loi n° 6698 sur la protection des données personnelles (KVKK), et fait preuve du plus grand soin et de la plus grande attention dans toutes les mesures administratives et techniques requises pour sa protection.

1. Contrôleur des données

En tant qu’USB Certification ; en qualité de responsable de traitement, vos données à caractère personnel que nous obtenons de la manière suivante, selon le cas, dans le cadre de notre relation commerciale avec vous ; dans le cadre de la finalité nécessitant leur traitement et de manière limitée et mesurée par rapport à cette finalité, en maintenant l’exactitude et la version la plus récente des données personnelles telles que vous nous les avez notifiées ou telles qu’elles nous ont été notifiées, seront enregistrées, stockées, conservées, réarrangées, partagées avec les institutions légalement autorisées à demander ces données personnelles et transférées à des tiers nationaux ou étrangers dans les conditions stipulées par le KVKK, pourront être classées et traitées selon d’autres modalités énumérées dans le KVKK.

2. Finalités du traitement des données à caractère personnel

Vos données personnelles peuvent être traitées par la Société à des fins et pour des raisons similaires, telles que, mais sans s’y limiter, les objectifs et les raisons juridiques énoncés ci-dessous.

La réalisation de l’objectif nécessaire à l’exécution du contrat de travail, en particulier ;

• Approbation des congés des employés, affichage du solde des congés, organisation des congés
• Effectuer les procédures de licenciement des employés
• Veiller à ce que les opérations de paie soient effectuées
• Versement des salaires aux employés

Afin de satisfaire aux exigences de la loi sur le travail, de la loi sur la santé et la sécurité au travail, de la loi sur la sécurité sociale et de la législation connexe, ainsi que d’autres lois et législations, en particulier ;

• Création d’un dossier personnel
• Notifications SSI, notifications İŞKUR, notifications des commissariats de police et notifications d’incitation et d’obligation légale
• Assurer l’ouverture de comptes d’assurance pension individuelle obligatoire
• Ouvrir des comptes d’assurance maladie privée/complémentaire et d’assurance accidents personnels et veiller à leur notification.
• Contrôle des registres d’entrée et de sortie des employés
• Calcul de l’incitation
• Effectuer des paiements pour les retenues de salaire des employés dans les dossiers d’exécution
• Déclarations légales d’accidents du travail
• Mise en œuvre des procédures de santé et de sécurité au travail
• Se conformer à d’autres obligations de conservation, de déclaration et de divulgation d’informations stipulées par la législation, les organismes de réglementation compétents et d’autres autorités.
• Utilisation d’informations personnelles pour l’achat de billets d’avion et de bus, la réservation de chambres d’hôtel et la location de voitures pour les voyages et les inspections à effectuer.
• Exécution des décisions de justice

En raison de l’exigence découlant de l’exécution des contrats avec les clients, en particulier ;

• Faire la distinction légitime/ injustifiée du client dans les réclamations des clients, augmenter la satisfaction des clients, comprendre les besoins des clients et assurer l’amélioration des processus liés aux clients.
• Évaluer la qualité du service aux clients et assurer la formation des employés

Aux fins de l’administration de l’entreprise, de la conduite des affaires, de la mise en œuvre des politiques de l’entreprise, en particulier ;

• Contrôler et rendre compte des performances et du développement des employés de l’entreprise

• Fournir la preuve et la confirmation des exigences du poste désigné et assurer le développement et le suivi de la qualification.
• Activation des autorisations d’utilisation du logiciel USB Probe
• Paiement de frais aux employés
• Assurer la communication avec les employés
• Confirmation que l’employé à qui le véhicule est attribué ou utilisé est apte à conduire et n’a pas perdu son permis de conduire pour quelque raison que ce soit.
• Mise à disposition d’un véhicule pour l’employé
• Garantir l’impression des cartes de visite
• Veiller à ce que les colis reçus par les services de fret et de messagerie soient transmis à l’employé concerné.
• Contrôler l’utilisation des véhicules de l’entreprise pour la sécurité des employés et l’exécution du travail
• Organisation de voyages, procédures d’obtention de visas
• Création de l’e-mail professionnel de l’employé en saisissant les données de l’employé dans Outlook
• Enregistrement des documents collectés lors de la candidature et de l’entretien d’embauche des employés
• Partager des informations et/ou des photographies dans le cadre d’événements d’entreprise, de réunions, etc. sur les comptes de médias sociaux de l’entreprise, en assurant la communication à des fins de célébration.
• Partager des photographies de personnes à des fins promotionnelles dans les documents promotionnels imprimés et numériques, le site web et toutes les adresses de médias sociaux de l’entreprise.
• Planification des formations, rapports sur les formations, préparation des certificats de formation, suivi des employés qui ont participé aux formations, suivi des processus de développement des employés à la suite des formations qu’ils ont reçues.
• Assurer la communication avec les personnes concernées en cas d’urgence
• Analyse des enquêtes de satisfaction
• Assurer le flux d’informations internes en participant aux canaux et groupes de communication de l’entreprise.

Vos données à caractère personnel seront conservées pendant la durée maximale prévue par la législation applicable ou requise pour les finalités pour lesquelles elles sont traitées et, en tout état de cause, pendant la durée du délai légal de prescription.

3. Vos données personnelles traitées

En tant qu’USB Certification, les données personnelles qui nous sont fournies par les employés eux-mêmes peuvent être traitées. Vos données personnelles qui peuvent faire l’objet d’un traitement sont les suivantes :

Données d’identité ; nom, prénom, date de naissance, pays de naissance, ville de naissance, sexe, état civil, nationalité, informations relatives à la carte d’identité T.R. (TCKN, numéro de série, numéro de portefeuille, nom du père, nom de la mère, lieu de naissance, province, district, quartier, numéro de volume, numéro d’ordre de la famille, numéro d’ordre, numéro du ménage, numéro de page, numéro d’enregistrement, lieu de délivrance, motif de délivrance, date de délivrance, nom de famille antérieur), copie de la carte d’identité.

Données de contact : numéro de téléphone, adresse ouverte, adresse électronique, données de contact interne (numéro de téléphone interne, adresse électronique de l’entreprise).

Données financières ; données financières et salariales, feuilles de paie, droits aux primes, montants des primes, informations sur les dossiers et les dettes concernant les procédures d’exécution, livret bancaire, informations sur l’allocation de subsistance minimale, informations sur l’assurance maladie privée / complémentaire / montant, informations sur le système de pension individuelle du système d’inscription automatique / montant.

Données personnelles sensibles ; casier judiciaire, statut/définition/pourcentage de handicap, religion, données de santé, groupe sanguin, police d’assurance maladie privée/supplémentaire, rapports de santé, rapport de santé sur le lieu de travail, radiographie pulmonaire, test auditif, test oculaire, formulaires d’embauche et d’examen périodique signés par le médecin du travail, état de grossesse, rapport de grossesse, informations sur les congés de santé et de maternité, carte de vaccination contre le covid-19, rapport sur les résultats du test pcr du covid-19, adhésions à des associations/fondations.

Données sur l’éducation et les qualifications ; statut de l’éducation, informations sur les certificats et les diplômes, informations sur les langues étrangères, CV, cours suivis, audits suivis (journal d’audit), informations sur les SSI, rapports d’audit, lettres de référence.

Données d’audit ; CV, rapport d’audit, documents d’audit signés

Données audiovisuelles ; photographie, enregistrement vidéo d’une personne réelle

Données sur les performances et le développement des employés ; formation et compétences, informations sur les formations reçues et leur date, courrier électronique, formulaire de participation signé, formulaire d’évaluation de la qualité de l’audit avec le client, évaluation des performances et de l’état de réalisation des objectifs, informations sur les activités et la planification.

Données relatives à la famille et aux proches : certificat de mariage, nom, prénom, numéro d’identité de la République turque, sexe, date de naissance et copies des documents contenant des informations, numéro de téléphone ; nom, prénom et numéro de téléphone des proches,

Données relatives à l’emploi ; numéro d’enregistrement, nom du poste, département et unité, titre, dernière date d’emploi, dates d’emploi, dates de sortie de l’emploi, assurance entrée/pension, numéro de sécurité sociale, numéro de bureau des impôts, heures flexibles, statut de travail, statut de voyage, date d’entrée dans BAG-KUR, numéro d’enregistrement dans BAG-KUR, code comptable, nombre de jours de travail, projets travaillés, nombre total d’heures supplémentaires par mois, date de base de l’indemnité de départ, jours supplémentaires de l’indemnité de départ.

Données relatives aux congés ; date de base de l’ancienneté des congés, jours supplémentaires de l’ancienneté des congés, groupe de congés, date de départ/retour, jour, motif du départ, adresse/numéro de téléphone pour les congés.

Autres ; report du service militaire, plaque d’immatriculation du véhicule, copie du permis de conduire, informations sur le kilométrage du véhicule, localisation du véhicule, copie du permis de conduire, résultat de la consultation des contraventions, statut de stagiaire, journaux d’accès à l’internet de l’employé en cas de connexion à partir du réseau de l’entreprise, journaux d’entrée et de sortie, enregistrements d’entrée et de sortie, données relatives à l’activité quotidienne de l’employé.

4. Transfert de données à caractère personnel

Pour votre sécurité et pour que notre société remplisse ses obligations en vertu de la loi, vos données à caractère personnel peuvent être transférées aux institutions ou organisations compétentes dans la mesure permise et requise par les dispositions de la loi sur le travail, la loi sur la santé et la sécurité au travail, la loi sur l’assurance sociale et l’assurance maladie générale, la loi sur la réglementation des publications sur Internet et la lutte contre les crimes commis par le biais de ces publications, le code du commerce turc, la loi sur la protection des données personnelles n° 6698, la loi sur la notification d’identité et d’autres dispositions législatives, y compris, mais sans s’y limiter, à ; Les entités juridiques publiques telles que l’autorité de protection des données personnelles, le ministère des finances, le ministère de l’agriculture, le ministère du commerce, le ministère du travail et de la sécurité sociale, l’agence pour l’emploi de la Türkiye (İş-Kur), BRCGS, IFS, FSSC, Global GAP, GOTS, Textile Exchange, les détenteurs de normes comme ISO, les organismes d’accréditation comme IOAS, DakkS, ANAB, ESYD, TÜRKAK, JAS-ANZ, NAC, ENAC, UKAS, ASR, QMSCERT, UDEM, AKSSERT, NSF, ACERTA, Q-Check. Ainsi que vos données personnelles ;

La réalisation de l’objectif nécessaire à l’exécution du contrat de travail, en particulier ;

• Il peut être partagé avec le bureau de conseil comptable et financier afin d’effectuer les opérations de paie et de mettre à jour les données correspondantes.

Afin de satisfaire aux exigences de la loi sur le travail, de la loi sur la santé et la sécurité au travail, de la loi sur la sécurité sociale et de la législation connexe, ainsi que d’autres lois et législations, en particulier ;

• Il peut être partagé avec les sociétés de conseil avec lesquelles nous travaillons pour la détermination et le calcul des incitations.
• Les données relatives à votre santé peuvent être communiquées au médecin du travail à des fins de traitement et de contrôle médical.
• Votre rapport d’opinion du médecin du travail, votre carte de vaccination covid-19 et le rapport des résultats du test pcr peuvent être communiqués à des organisations tierces sur demande.

Afin d’assurer la sécurité au sein de l’entreprise, en particulier ;

• Il peut être transféré à la gestion du bâtiment du lieu de travail pour le contrôle des entrées et des sorties à des fins de sécurité sur le lieu de travail.

Afin d’assurer la qualification, en particulier ;

• Vos CV peuvent être partagés.
• Les lettres de référence des lieux où vous avez travaillé auparavant peuvent être communiquées.
• Les journaux d’audit des audits que vous avez effectués avant la certification USB et pendant la période où vous avez travaillé à la certification USB peuvent être partagés.
• Sur demande, tous vos documents rétrospectifs sur les services SSI peuvent être partagés.
• Les attestations des formations que vous avez suivies avant et en USB Certification, les rapports d’audits que vous avez réalisés peuvent être partagés.

En particulier, en raison de l’accomplissement de nos obligations légales ;

• Afin d’exercer notre droit de défense, elles peuvent être communiquées à nos avocats et aux institutions concernées dans le cadre de notre obligation de répondre aux demandes légales telles que les décisions de justice ou les demandes de preuves, pour autant qu’elles soient conformes à la loi et à la procédure.

Aux fins de l’administration de l’entreprise, de la conduite des affaires, de la mise en œuvre des politiques de l’entreprise, en particulier ;

• Vos données personnelles peuvent être partagées avec les sociétés auxquelles nous sommes affiliés ou avec lesquelles nous travaillons en partenariat afin d’assurer notre fonctionnement interne.
• Les données personnelles nécessaires peuvent être partagées avec les entreprises avec lesquelles nous travaillons pour des raisons telles que le transport, les voyages, les procédures de visa, la fourniture de véhicules, l’impression de cartes de visite.

Dans les affaires et les transactions avec l’étranger ;

• Vos données personnelles peuvent être partagées avec des tiers à l’étranger afin d’assurer la communication pour les voyages et les formations à l’étranger, d’organiser des voyages et d’envoyer des courriels de masse.

5. Méthode et fondements juridiques de la collecte de données à caractère personnel

Afin de remplir nos obligations légales en tant qu’employeur, pour l’exécution du contrat de travail entre nous, pour les raisons stipulées par la loi et pour l’intérêt légitime de la Société, nous collectons vos données personnelles que nous vous avons demandées personnellement, que nous avons demandées à l’avance via notre plateforme ou les plateformes où nous publions des annonces d’emploi pendant votre candidature, ou que vous préférez partager avec nous pendant votre candidature, dans votre CV ou d’autres textes que vous partagez concernant votre candidature, en nous les transmettant physiquement ou électroniquement et en enregistrant des informations ouvertes sur les programmes informatiques, les applications et les serveurs de la Société ou l’environnement Internet ouvert à l’utilisation de plus d’une personne.

Conformément à l’intérêt légitime de l’entreprise d’effectuer un suivi commercial, en contrôlant les heures d’entrée et de sortie ; nous collectons des données sur le suivi de votre utilisation des véhicules et de l’essence qui vous est fournie afin d’assurer la sécurité sur le lieu de travail et de remplir nos obligations légales grâce à des dispositifs de suivi que nous plaçons sur les véhicules appartenant à l’entreprise.

Afin de remplir nos obligations légales et comme le stipule la loi, nous collectons vos données de santé physiquement et vos données personnelles physiquement ou électroniquement afin de garantir la sécurité sur le lieu de travail.

Afin de remplir nos obligations légales, nous les collectons par le biais de documents légaux et d’avis qui nous sont communiqués.

6. Droits pour la protection des données personnelles

Conformément à l’article 11 de la KVKK, vos données personnelles/de qualité particulière ;

1. Sachez s’il est traité ou non
2. Demande d’informations en cas de traitement
3. Connaître la finalité du traitement et savoir si les données sont utilisées conformément à cette finalité
4. Connaître les tiers auxquels les données sont transférées dans votre pays ou à l’étranger
5. Demander la correction de données incomplètes ou traitées de manière incorrecte et demander la notification de la transaction effectuée dans le cadre de ce champ d’application à des tiers auxquels les données personnelles sont transférées.
6. Demander la suppression/destruction dans le cadre des conditions stipulées à l’article 7 de la loi sur la protection des données.
7. demander la notification des transactions effectuées conformément aux points d) et e) ci-dessus aux tiers auxquels les données sont transférées
8. S’opposer à ce que l’analyse effectuée exclusivement par des systèmes automatisés aboutisse à un résultat qui vous soit préjudiciable.
9. Si vous subissez un préjudice du fait d’un traitement illicite, la réparation du préjudice

Vous avez le droit d’exiger.

7. Méthode d’application à l’entreprise

En tant que propriétaire de données personnelles, vous pouvez soumettre vos demandes concernant vos droits mentionnés ci-dessus à USB Certification en vous adressant par écrit à l’adresse de notre Société spécifiée ci-dessous, par l’intermédiaire d’un notaire, en utilisant l’adresse e-mail enregistrée ou par d’autres méthodes déterminées par la Commission de protection des données personnelles.